Control de presencia laboral: qué es, qué exige la ley y cómo hacerlo

¿Qué es el control de presencia?

El control de presencia es el conjunto de medios con los que una empresa sabe qué personas están trabajando y en qué momento: a qué hora empieza cada una su jornada, cuándo hace pausas y cuándo termina. Históricamente se asociaba a tornos, tarjetas y relojes de fichar en la entrada del centro; hoy lo más común es fichar desde el móvil o acercando el teléfono a una base NFC.

En la práctica, en España «control de presencia», «fichaje» y «control horario» se usan casi como sinónimos, porque los tres sirven para cumplir la misma obligación legal: el registro diario de jornada. La diferencia es de enfoque: el control de presencia mira quién está y cuándo (asistencia, entradas y salidas, quién falta hoy), mientras que el control horario pone el foco en las horas: jornada realizada, horas extra, saldos y horarios.

¿Es obligatorio el control de presencia? Lo que dice la ley

La ley no usa la expresión «control de presencia», pero sí obliga a toda empresa a garantizar el registro diario de jornada de cada persona trabajadora. Lo establece el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019 y aplicable desde el 12 de mayo de 2019 (dos meses después de su publicación en el BOE)^[1][4]. El texto vigente dice:

«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora […]. La empresa conservará los registros […] durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»^[1]

La forma de organizar y documentar el registro se decide por negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión de la empresa previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras^[1]. Si quieres el detalle legal completo (sanciones, tiempo parcial, horas extra y la reforma en tramitación), lo tienes en nuestra guía sobre la ley de registro horario.

Sistemas de control de presencia: comparativa

Cualquier sistema vale si cumple lo esencial: registro diario, hora de entrada y salida de cada persona, conservación durante cuatro años y acceso para quien tiene derecho a consultarlo. Estas son las opciones más habituales y lo que implica cada una:

Para la mayoría de pymes, la combinación que mejor funciona es app en el móvil para quien trabaja fuera o en movilidad y base NFC en el centro para quien prefiere fichar en la entrada o no quiere usar su número personal. Si te planteas un reloj de huella, lee antes nuestra guía sobre fichar sin huella.

¿Y el control de presencia con huella o reconocimiento facial?

Los datos biométricos que sirven para identificar a una persona son una categoría especial de datos personales según el RGPD. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó en noviembre de 2023 una guía específica sobre control de presencia con sistemas biométricos en la que concluye que se trata de «un tratamiento de alto riesgo», que en el ámbito laboral el consentimiento del trabajador no sirve para levantar la prohibición de tratar estos datos y que exige una evaluación de impacto superada antes de empezar^[3]. Lo explicamos con detalle, con las resoluciones de la AEPD, en fichar sin huella.

Control de presencia por móvil y geolocalización

El control de presencia por móvil es la opción más rápida de implantar: no hay que comprar terminales y sirve igual para oficina, obra, reparto o teletrabajo. Si además quieres comprobar desde dónde se ficha, la Ley Orgánica 3/2018 permite tratar datos de geolocalización para las funciones de control del art. 20.3 del Estatuto, pero exige informar con carácter previo, de forma expresa, clara e inequívoca a las personas trabajadoras y, en su caso, a sus representantes, sobre la existencia y características de estos dispositivos y sobre sus derechos^[2].

Si buscas una herramienta concreta para fichar desde el teléfono, mira nuestra app de fichajes.

Cómo elegir un sistema de control de presencia

• Que cumpla el registro diario: hora de inicio y fin de cada jornada, por persona, y conservación durante cuatro años^[1].
• Credencial individual: que cada fichaje quede asociado a una persona concreta y no a un dispositivo compartido sin identificación.
• Correcciones con rastro: que los olvidos y errores se corrijan sin borrar el dato original, dejando constancia de quién cambió qué.
• Acceso y exportación: que la plantilla pueda consultar sus registros y que la empresa pueda entregarlos a la Inspección cuando los pida.
• Sin biometría salvo que puedas justificarla: por el criterio de la AEPD^[3], para la mayoría de empresas no compensa.
• Precio claro: por usuario y sin hardware obligatorio. Compara en nuestra página de precios.