Registro de jornada laboral: la guía definitiva
Desde 2019, todas las empresas en España deben registrar la jornada laboral de cada empleado. Te explicamos la legislación, los requisitos y cómo cumplir de forma sencilla.
¿Qué es el registro de jornada laboral?
El registro de jornada laboral es la obligación legal que tienen todas las empresas en España de documentar la hora de inicio y fin de la jornada de trabajo de cada empleado, cada día laborable. Esta obligación fue establecida por el Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
El objetivo del registro es garantizar el cumplimiento de la jornada máxima legal (actualmente 40 horas semanales en cómputo anual), controlar las horas extraordinarias y proteger los derechos de los trabajadores. Los registros deben conservarse durante un mínimo de 4 años y estar disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
El incumplimiento de esta obligación constituye una infracción grave en materia laboral, con sanciones que pueden alcanzar los 225.018€ en su grado máximo según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
Obligaciones legales del registro de jornada
Registro diario de entrada y salida
La empresa debe registrar la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador, cada día. No es suficiente registrar solo las horas totales.
Conservación durante 4 años
Los registros deben conservarse durante un mínimo de 4 años y estar accesibles para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
Disponibilidad para inspección
La empresa debe poder presentar los registros a requerimiento de la Inspección de Trabajo sin dilación. Un sistema digital con acceso en tiempo real cumple este requisito automáticamente.
Acceso para los trabajadores
Los trabajadores tienen derecho a conocer sus propios registros de jornada. Una app con acceso al historial personal cumple este requisito de forma natural.
Credenciales individuales
La futura normativa digital exigirá que cada trabajador tenga credenciales propias (PIN, QR o NFC) para el registro. Los datos biométricos quedarán excluidos.
Sanciones por incumplimiento
No llevar el registro de jornada laboral, llevarlo de forma incorrecta o no conservar los registros durante 4 años se considera una infracción grave según la LISOS. Las sanciones se gradúan según la gravedad.
Las multas oscilan entre 751€ y 7.500€ por infracción en su grado mínimo y medio. En su grado máximo — por ejemplo, si se detecta un patrón sistemático de incumplimiento o si hay empleados en situación de horas extra no compensadas —, las sanciones pueden alcanzar los 225.018€.
La mejor forma de evitar sanciones es adoptar un sistema de registro digital conforme que genere registros inmutables, accesibles y exportables. Un sistema que cumple antes de la inspección es mucho más barato que la multa.
Métodos que no cumplirán con la nueva normativa
Hojas de papel o cuadernos de firma — no son inmutables ni accesibles en tiempo real
Hojas de cálculo (Excel, Google Sheets) — pueden modificarse sin dejar rastro
Sistemas sin credenciales individuales — no permiten verificar quién ha fichado
Sistemas biométricos como reconocimiento facial — excluidos explícitamente por la nueva normativa
Cómo Ficha.Work te ayuda a cumplir
Registro 100% digital con app móvil y panel web, accesible en tiempo real
Credenciales individuales por trabajador: fichaje manual, NFC o automático por horario
Registros inmutables con historial completo de correcciones
Retención automática de datos durante más de 4 años
Informes exportables en PDF y Excel, listos para presentar ante la Inspección de Trabajo
Preguntas frecuentes sobre el registro de jornada laboral
¿Quién está obligado a registrar la jornada laboral?+
Todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena en España, independientemente de su tamaño o sector. La obligación se aplica desde mayo de 2019.
¿Los autónomos están obligados?+
Los autónomos sin empleados no están obligados. Sin embargo, si un autónomo tiene trabajadores contratados, debe registrar la jornada de cada uno de ellos.
¿Qué información debe incluir el registro?+
El registro debe incluir, como mínimo, la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador, cada día laborable. Se recomienda incluir también pausas y la identificación del trabajador.
¿Se puede registrar en papel?+
Actualmente sí, pero la nueva normativa de registro digital obligatorio exigirá sistemas electrónicos con credenciales individuales y registros inmutables. El papel dejará de ser válido.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros?+
Un mínimo de 4 años. Durante este período, los registros deben estar accesibles para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
¿Qué pasa si la Inspección pide los registros y no los tengo?+
Se considera infracción grave con sanciones de entre 751€ y 225.018€ según la gravedad y el número de trabajadores afectados.
¿Ficha.Work cumple con la legislación vigente?+
Sí. Ficha.Work cumple con el RDL 8/2019 y está preparado para la futura normativa digital. Registros inmutables, credenciales individuales, acceso en tiempo real y retención de 4+ años.
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