Registro de jornada laboral: la guía definitiva
Desde 2019, todas las empresas en España deben registrar la jornada laboral de cada empleado. Te explicamos la legislación, los requisitos y cómo cumplir de forma sencilla.
¿Qué es el registro de jornada laboral?
El registro de jornada laboral es la obligación legal que tienen todas las empresas en España de documentar la hora de inicio y fin de la jornada de trabajo de cada empleado, cada día laborable. Esta obligación fue establecida por el Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
El objetivo del registro es garantizar el cumplimiento de la jornada máxima legal (actualmente 40 horas semanales en cómputo anual), controlar las horas extraordinarias y proteger los derechos de los trabajadores. Los registros deben conservarse durante un mínimo de 4 años y estar disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
No llevar el registro de jornada está tipificado como infracción grave en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS, art. 7.5), con multas de 751 € a 7.500 € según el grado (art. 40.1.b).
Obligaciones legales del registro de jornada
Registro diario de entrada y salida
La empresa debe registrar la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador, cada día. No es suficiente registrar solo las horas totales.
Conservación durante 4 años
Los registros deben conservarse durante un mínimo de 4 años y estar accesibles para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
Disponibilidad para inspección
La empresa debe poder presentar los registros a requerimiento de la Inspección de Trabajo sin dilación. Un sistema digital con acceso en tiempo real cumple este requisito automáticamente.
Acceso para los trabajadores
Los trabajadores tienen derecho a conocer sus propios registros de jornada. Una app con acceso al historial personal cumple este requisito de forma natural.
Un registro por persona
El registro debe identificar la jornada de cada persona trabajadora. Lo más fiable es que cada una fiche con su propia credencial (usuario en la app o NFC), sin compartir códigos ni usar datos biométricos.
Sanciones por incumplimiento
No llevar el registro de jornada laboral, llevarlo de forma incorrecta o no conservar los registros durante 4 años se considera una infracción grave según la LISOS. Las sanciones se gradúan según la gravedad.
Las infracciones graves se sancionan con multa de 751 € a 1.500 € en grado mínimo, de 1.501 € a 3.750 € en grado medio y de 3.751 € a 7.500 € en grado máximo (art. 40.1.b LISOS). Para fijar el grado se tienen en cuenta, entre otros criterios, la intencionalidad, el incumplimiento de requerimientos previos de la Inspección, la cifra de negocios y el número de trabajadores afectados (art. 39.2). En contratos a tiempo parcial, además, no registrar la jornada hace que el contrato se presuma a jornada completa (art. 12.4.c ET).
La mejor forma de reducir el riesgo de sanciones es adoptar un sistema de registro digital conforme que genere registros inmutables, accesibles y exportables, y usarlo correctamente desde el primer día. Un sistema que cumple con los requisitos antes de una inspección es mucho más barato que una multa.
Si buscas el texto de la ley, las multas exactas de la LISOS y el estado de la reforma digital, lo tienes en nuestra guía sobre la ley de registro horario.
Métodos que dan problemas en la práctica
Hojas de papel o cuadernos de firma — no son inmutables ni accesibles en tiempo real
Hojas de cálculo (Excel, Google Sheets) — pueden modificarse sin dejar rastro
Sistemas sin credenciales individuales — no permiten verificar quién ha fichado
Sistemas biométricos (huella o reconocimiento facial) — la AEPD los considera un tratamiento de alto riesgo para el control de presencia
Cómo Ficha.Work te ayuda a cumplir
Registro 100% digital con app móvil y panel web, accesible en tiempo real
Credenciales individuales por trabajador: fichaje manual, NFC o automático por horario
Registros inmutables con historial completo de correcciones
Retención automática de datos durante más de 4 años
Informes exportables en PDF y Excel, listos para presentar ante la Inspección de Trabajo
Para el día a día, tus trabajadores registran la jornada desde el móvil con nuestra app para fichar, y tú descargas el registro mensual listo para inspección.
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Preguntas frecuentes sobre el registro de jornada laboral
¿Quién está obligado a registrar la jornada laboral?+
Todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena en España, independientemente de su tamaño o sector. La obligación se aplica desde mayo de 2019.
¿Los autónomos están obligados?+
Los autónomos sin empleados no están obligados. Sin embargo, si un autónomo tiene trabajadores contratados, debe registrar la jornada de cada uno de ellos.
¿Qué información debe incluir el registro?+
El registro debe incluir, como mínimo, la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador, cada día laborable. Se recomienda incluir también pausas y la identificación del trabajador.
¿Se puede registrar en papel?+
Sí. La ley vigente (art. 34.9 ET) no fija un soporte concreto, siempre que el registro sea diario, fiel a la jornada real, se conserve 4 años y esté disponible. El Ministerio de Trabajo tramita un Real Decreto que exigiría el registro digital, pero a 17 de octubre de 2026 no está aprobado.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros?+
Un mínimo de 4 años. Durante este período, los registros deben estar accesibles para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
¿Qué pasa si la Inspección pide los registros y no los tengo?+
Es una infracción grave (art. 7.5 LISOS), sancionada con multa de 751 € a 7.500 € según el grado (art. 40.1.b LISOS).
¿Ficha.Work cumple con la legislación vigente?+
Sí. Ficha.Work cumple con el RDL 8/2019: cada persona ficha con su propia credencial, las correcciones quedan con historial, los registros se conservan 4 años y se exportan para la Inspección.
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