Centro de ayuda

Ficha.Work se ajusta automáticamente cada mes al número de trabajadores activos. Cuando un empleado termina su periodo de actividad, lo pausas desde el panel con un clic y el sistema deja de facturar por él inmediatamente. Si un mes tienes la empresa cerrada, puedes pausar a todos los trabajadores y pagarás 0€ ese mes. Su historial, fichajes, calendarios y vacaciones se conservan durante al menos 4 años (requisito legal del RDL 8/2019), y cuando el trabajador vuelve lo reactivas con otro clic sin perder nada.

Sí. Una sola cuenta de empresa puede incluir trabajadores de múltiples ubicaciones. Los trabajadores pueden fichar desde la app móvil, el navegador o una base NFC instalada en cada centro, y todos los fichajes llegan al mismo panel centralizado. Puedes combinar métodos: NFC en unos centros y app en otros, o incluso ambos a la vez en el mismo centro. No hay cargo extra por número de ubicaciones.

Los informes mensuales se generan con un clic desde el panel del responsable e incluyen: tabla diaria consolidada (entrada, salida, pausas, horas trabajadas, previstas y saldo), estado de validación por día y por informe, resumen mensual de horas e incidencias, detalle de marcajes como anexo de auditoría, detalle completo de cada incidencia con comentarios e iniciador, y firmas con nota legal conforme al RDL 8/2019. Se descargan en PDF y Excel y están preparados para presentarse ante una inspección de trabajo sin necesidad de editarlos.

Sí. Ficha.Work cumple con todos los requisitos del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y del RDL 8/2019: registros inmutables con trazabilidad completa de cualquier corrección, validación bidireccional entre empresa y trabajador, conservación de datos durante 4 años, acceso en tiempo real y exportación de informes completos. Los informes incluyen firma, datos del trabajador, datos de la empresa y la nota legal que vincula el documento con la obligación legal del registro de jornada.

Sí. Cada trabajador puede usar el método que prefiera: app móvil (Android/iOS), navegador web, o base NFC acercando el teléfono. Puedes combinar libremente — unos trabajadores fichan por NFC en recepción y otros por app desde su móvil. Incluso el mismo trabajador puede usar métodos distintos en días diferentes. Todos los fichajes se consolidan en el mismo historial.

Ficha.Work tiene dos mecanismos. Primero, avisos automáticos: si configuras horarios y activas el fichaje por horario, los trabajadores reciben recordatorios cuando se olvidan. Además, ahora los trabajadores reciben una notificación automática cuando llevan más de 8 horas fichados sin cerrar, o 2 horas después de su hora prevista de salida. Segundo, incidencias: cuando ya ha ocurrido un olvido, el trabajador crea una incidencia desde la app indicando la hora real, el responsable la revisa y la acepta con un clic. El cómputo del día se corrige automáticamente y queda todo documentado.

Los datos personales se procesan conforme al RGPD (Reglamento General de Protección de Datos). Los trabajadores pueden solicitar su información personal y ejercer su derecho de supresión directamente desde la app. Los registros de jornada se conservan durante un mínimo de 4 años como exige la normativa laboral española. Los datos se almacenan en servidores en la Unión Europea (AWS Frankfurt) y todas las comunicaciones van cifradas con TLS. Puedes consultar nuestra política de privacidad completa en la web.

Puedes cancelar en cualquier momento sin permanencia ni penalización escribiéndonos a ayuda@ficha.work. Antes de cancelar, es importante que descargues los informes mensuales de todo el periodo en el que has usado el servicio — como empresa, tienes la obligación legal de conservar estos registros durante al menos 4 años (RDL 8/2019). Una vez descargados, procedemos con la cancelación y los datos se eliminan de la plataforma. Si solo quieres pausar temporalmente, puedes pausar a todos los trabajadores en lugar de cancelar — así tu factura baja a 0€ y los datos siguen accesibles.

Ve a app.ficha.work y haz clic en 'Crear cuenta'. Elige si eres empresa o asesoría, introduce tus datos y confirma tu email. En menos de un minuto tendrás tu cuenta lista.

Desde el panel de gestión, ve a 'Equipo' y haz clic en 'Añadir trabajador'. Introduce el email del empleado y recibirá un enlace de invitación para crear su cuenta.

Abre la app o la web y pulsa el botón de fichaje en la pantalla principal. Se registrará tu entrada con la ubicación GPS. Para fichar salida, pulsa de nuevo el botón.

La app está disponible para iOS (App Store) y Android (Google Play). Busca 'Ficha.Work' o accede directamente desde app.ficha.work en el navegador de tu móvil.

Sí. Ficha.Work funciona como app web en cualquier navegador moderno. Accede desde app.ficha.work tanto en ordenador como en móvil.

Abre la app y pulsa el botón central de fichaje. Se registrará la hora exacta y tu ubicación GPS. Para fichar salida, pulsa de nuevo.

Si tu empresa tiene bases NFC instaladas, acerca tu teléfono a la base al llegar y al salir. La app registrará el fichaje automáticamente sin necesidad de abrirla.

Sí, al fichar se registra tu ubicación GPS para que tu manager pueda verificar desde dónde has fichado. La ubicación solo se registra en el momento del fichaje.

Si tu manager ha activado esta opción, recibirás una notificación a la hora de tu entrada programada. Al confirmar, se registra el fichaje automáticamente.

Sí. Puedes fichar salida al inicio de tu pausa y fichar entrada cuando la termines. Cada período quedará registrado como un segmento separado.

Si olvidaste fichar salida, puedes crear una incidencia para solicitar la corrección del horario. Tu manager recibirá la solicitud y podrá aprobarla.

Una incidencia es una solicitud de corrección de horario. Si olvidaste fichar o necesitas ajustar tus registros, creas una incidencia que tu manager revisará.

Desde tu historial de fichajes, selecciona el día que necesitas corregir y pulsa 'Crear incidencia'. Indica la hora correcta y añade un comentario explicando el motivo.

Las incidencias pendientes aparecen en tu panel de notificaciones. Haz clic en cada una para ver los detalles y aprueba o rechaza con un solo toque.

Puedes crear incidencias para: olvido de fichaje (entrada o salida), corrección de hora y eliminación de fichaje erróneo.

Generalmente puedes crear incidencias para registros de los últimos días. Consulta con tu manager las políticas específicas de tu empresa.

Desde 'Horarios' en el panel de gestión, haz clic en 'Crear horario'. Define las franjas horarias para cada día de la semana y asígnalo a los trabajadores.

En la vista del horario, pulsa 'Asignar trabajadores' y selecciona los empleados. También puedes asignarlo desde el perfil individual de cada trabajador.

Sí. Al crear un horario puedes definir franjas distintas para cada día de la semana, o marcar días sin jornada laboral.

Es una función opcional que permite que los trabajadores reciban una notificación a la hora de entrada de su horario para confirmar su asistencia. Se activa desde la configuración de la empresa.

Sí. Puedes editar las franjas horarias y los trabajadores asignados en cualquier momento. Los cambios se aplican inmediatamente.

Desde 'Calendarios' puedes crear calendarios festivos. Ficha.Work incluye los festivos nacionales y regionales de España. Puedes añadir festivos locales o personalizados.

Sí. Puedes crear múltiples calendarios y asignar uno diferente a cada trabajador según su localización o convenio.

Sí. Los días marcados como festivos en el calendario asignado al trabajador se excluyen automáticamente del cálculo de horas esperadas.

Desde tu perfil en la app, ve a la sección de vacaciones y pulsa 'Solicitar vacaciones'. Selecciona las fechas y envía la solicitud a tu manager.

Las solicitudes de vacaciones aparecen en tus notificaciones. Revisa las fechas solicitadas y aprueba o rechaza cada solicitud.

Tus días de vacaciones aparecen en tu perfil. Muestra los días totales, consumidos y disponibles del período actual.

Además de vacaciones, puedes registrar días de asuntos propios, permisos retribuidos y otros tipos de ausencia configurados por tu empresa.

Sí. Puedes solicitar la cancelación de vacaciones ya aprobadas. Tu manager recibirá la notificación y decidirá si aprueba la cancelación.

Desde 'Informes' en el panel de gestión, selecciona el rango de fechas y los trabajadores. Puedes generar informes en formato PDF o Excel.

Los informes se pueden exportar en PDF (ideal para impresión y archivo) y Excel (ideal para análisis de datos).

Sí. Puedes generar informes individuales por empleado o agregar datos de varios trabajadores. El filtro por fechas permite seleccionar cualquier rango.

Los datos de fichaje se almacenan durante 4 años, cumpliendo con los requisitos legales del RDL 8/2019 de registro de jornada laboral.

El precio es de 1€ por usuario al mes (+ IVA) para empresas y 0,80€ por usuario al mes (+ IVA) para asesorías. Todas las funcionalidades están incluidas.

Aceptamos pago con tarjeta de crédito/débito y domiciliación bancaria SEPA.

Tus facturas están disponibles en la sección 'Facturación' del panel de gestión. Puedes descargarlas en formato PDF.

No. Durante los 14 días de prueba tienes acceso a todas las funcionalidades sin límite de usuarios. No se requiere tarjeta de crédito.

Puedes cancelar tu suscripción en cualquier momento desde la sección 'Suscripción' del panel de gestión. No hay penalización por cancelación.

Contacta con nuestro equipo de soporte (ayuda@ficha.work) para migrar tu cuenta. Te ayudaremos con el proceso.

Regístrate en app.ficha.work/signup/asesoria. Una vez creada tu cuenta, podrás añadir empresas cliente desde el panel de gestión.

Desde el panel de asesoría, pulsa 'Añadir empresa'. Introduce los datos de la empresa cliente y se creará bajo tu cuenta.

Usa el selector de empresa en la cabecera para cambiar entre clientes. Cada empresa tiene su propio equipo, horarios y calendarios.

Sí. Recibirás una sola factura mensual por todos los usuarios de todas tus empresas cliente, al precio reducido de 0,80€/usuario.

Los trabajadores interactúan con la app normalmente. Ven su empresa como cualquier otro usuario. La gestión de asesoría es transparente para ellos.

Sí. Puedes pausar a cualquier trabajador desde el equipo. Un trabajador pausado no puede fichar ni acceder a la app, pero conserva todo su historial. Cuando vuelva a incorporarse, se reactiva con un clic y puede acceder con las mismas credenciales. No se factura por usuarios pausados.

Solo se factura por los usuarios activos cada mes. Si un trabajador está pausado durante un periodo, no se incluye en la facturación. Cuando se reactiva, se empieza a facturar de nuevo automáticamente.

Pausar es temporal — el trabajador conserva sus credenciales y puede reactivarse al instante. Archivar es permanente — desactiva la cuenta y requiere una nueva invitación para volver. Usa 'Pausar' para trabajadores que van a volver. Usa 'Archivar' para trabajadores que dejan la empresa.

Sí. Los días en que el trabajador estaba pausado aparecen como 'Inactivo' en el informe mensual. Estos días no cuentan como ausencia ni afectan al saldo de horas.

Verifica que estás usando el email correcto. Si olvidaste tu contraseña, usa 'He olvidado mi contraseña' en la pantalla de login. Si el problema persiste, contacta soporte.

Intenta cerrar y abrir la app. Si usas la versión web, limpia la caché del navegador. Asegúrate de tener una conexión a internet estable.

Verifica que el NFC de tu teléfono está activado en los ajustes del sistema. Acerca la parte trasera del teléfono a la base. En iPhone, el NFC funciona automáticamente.

Verifica que has concedido permisos de notificaciones a la app en los ajustes de tu teléfono. En Android, revisa que la app no esté en modo ahorro de batería.

Envía un email a ayuda@ficha.work. Nuestro horario de atención es de lunes a viernes de 9:00 a 18:00.