Publicado el 16 de marzo de 2026
Registro Horario Digital Obligatorio en 2026: Estado Actual, Plazos y Cómo Preparar tu Empresa
¿Es ya obligatorio el registro horario digital? Analizamos el estado parlamentario del proyecto de ley, los plazos previstos y qué debe hacer tu empresa ahora para no quedarse atrás.
¿Es obligatorio el registro horario digital en España?
A día de hoy, marzo de 2026, el registro de jornada laboral es obligatorio desde mayo de 2019 (Real Decreto-ley 8/2019). Lo que NO es obligatorio todavía es que sea digital. La ley actual permite papel, Excel o cualquier otro método, siempre que se conserven los registros durante 4 años y estén disponibles para la Inspección de Trabajo. Sin embargo, el Gobierno lleva desde 2024 tramitando una reforma que exigirá exclusivamente el formato digital. El proyecto de ley establece que los registros deberán ser electrónicos, inmutables, con credenciales individuales por trabajador y accesibles en tiempo real para los inspectores. Los datos biométricos (reconocimiento facial, huella dactilar) quedan explícitamente excluidos como método de fichaje.
Estado parlamentario: ¿por qué no se ha aprobado todavía?
El proyecto de ley de registro horario digital lleva meses estancado en el Congreso de los Diputados. La principal razón es la falta de consenso político: el texto se tramita como parte de una reforma laboral más amplia que incluye la reducción de la jornada máxima a 37,5 horas semanales, una medida que genera rechazo en parte de los grupos parlamentarios. Mientras esta reforma global no se desbloquee, el registro digital obligatorio permanece en espera. No hay fecha confirmada de aprobación. El Gobierno ha señalado en varias ocasiones que podría aprobar medidas por decreto si el bloqueo parlamentario persiste, pero a marzo de 2026 no se ha materializado ningún decreto sobre este tema.
¿Qué requisitos tendrá la normativa digital?
Aunque el texto definitivo puede variar, los requisitos principales del proyecto de ley son claros y estables: sistema de registro 100% digital (se eliminan papel y Excel como métodos válidos), credenciales individuales por trabajador (PIN, código QR o tarjeta NFC — se excluyen los datos biométricos), registros inmutables con trazabilidad completa de cualquier corrección o modificación, acceso remoto en tiempo real para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, y conservación de los datos durante un mínimo de 4 años. Estos requisitos coinciden en esencia con lo que ya recomiendan las guías de la Inspección de Trabajo desde 2020, aunque sin carácter obligatorio hasta que se apruebe la ley.
¿Qué sanciones hay por incumplimiento?
Las sanciones por no llevar el registro de jornada laboral ya existen hoy bajo la legislación vigente. La Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) clasifica el incumplimiento como infracción grave, con multas que van desde 751€ hasta 7.500€ en su grado medio. En su grado máximo — cuando se detecta un patrón sistemático de incumplimiento, horas extra no compensadas o afecta a un número elevado de trabajadores — las sanciones pueden alcanzar los 225.018€. Con la nueva normativa digital, no usar un sistema conforme se considerará infracción específica, lo que podría agravar las sanciones actuales. Las empresas que ya usan un sistema digital conforme no necesitarán hacer cambios cuando se apruebe la ley.
¿Qué debe hacer tu empresa ahora?
La dirección legislativa es clara: el registro digital será obligatorio. La única incógnita es cuándo. Las empresas que actúen ahora tendrán dos ventajas: evitar la carrera de última hora cuando se apruebe la ley (con la saturación de proveedores y plazos de implantación que eso implica), y cumplir desde ya con las recomendaciones de la Inspección de Trabajo, reduciendo el riesgo de sanción en caso de inspección. El primer paso es evaluar tu sistema actual. Si usas papel, Excel o un sistema que no cumple con los requisitos previstos (credenciales individuales, registros inmutables, acceso en tiempo real), es momento de migrar. Busca un software que ya cumpla con todos los requisitos del proyecto de ley, de modo que cuando se apruebe no tengas que volver a cambiar.
Cómo Ficha.Work cumple con todos los requisitos
Ficha.Work está diseñado desde el primer día para cumplir con la normativa actual y la futura. Ofrece registro 100% digital con app móvil y panel web, credenciales individuales por trabajador (fichaje manual, NFC o automático por horario, sin datos biométricos), registros inmutables con historial completo de correcciones, acceso en tiempo real desde cualquier dispositivo, y retención de datos durante más de 4 años. Todo incluido desde 1€ por usuario al mes, sin planes limitados ni funcionalidades premium de pago extra. 14 días de prueba gratis, sin tarjeta de crédito y sin compromiso de permanencia. No esperes a que la ley te obligue: prepárate ahora y evita sanciones, estrés y prisas de última hora.
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