Cómo Implantar el Registro Horario Digital en tu Empresa: Guía Práctica Paso a Paso 2026

El registro de jornada laboral existe como obligación desde mayo de 2019, con el Real Decreto-ley 8/2019. Sin embargo, hasta ahora no se especificaba el formato: muchas empresas siguen usando papel, hojas Excel o sistemas rudimentarios. La nueva normativa cambia esto radicalmente al exigir que el registro sea exclusivamente digital, con credenciales individuales por trabajador, registros inmutables y acceso en tiempo real para la Inspección de Trabajo.

Los requisitos principales son: sistema 100% digital (sin papel ni Excel), credenciales individuales para cada trabajador (PIN, QR o NFC), registros inmutables con trazabilidad completa de cualquier corrección, acceso remoto en tiempo real para la Inspección de Trabajo, y conservación de datos durante un mínimo de 4 años.

A 17 de octubre de 2026, el registro digital obligatorio se tramita como proyecto de Real Decreto del Gobierno (no como ley en el Congreso) y no se ha publicado en el BOE, así que no tiene fecha de entrada en vigor. Por separado, el Congreso rechazó en septiembre de 2025 el proyecto de ley de reducción de jornada. Sin embargo, la dirección legislativa es clara: las empresas que aún usen papel o Excel deberán migrar a un sistema digital conforme. Prepararse ahora es la mejor estrategia para reducir el riesgo de sanciones y problemas operativos cuando finalmente se apruebe.

El primer paso es evaluar tu sistema actual de registro. Si usas papel, Excel o un sistema difícil de defender ante una inspección, conviene migrar a una solución digital. Busca un software que ofrezca credenciales individuales, registros inmutables, informes exportables y retención de datos de 4 años. Ficha.Work cumple con todos estos requisitos desde 1€ por usuario al mes.

Las sanciones por no llevar el registro de jornada o no hacerlo correctamente son de 751 € a 7.500 €: es una infracción grave (arts. 7.5 y 40.1.b LISOS). Con la nueva normativa, no usar un sistema digital conforme se considerará infracción grave. La mejor forma de reducir el riesgo de sanciones es adoptar un sistema conforme cuanto antes, aunque el uso correcto por parte de la empresa también es una responsabilidad del cliente.