Publicado el 3 de marzo de 2026
Registro horario digital obligatorio: guía completa para empresas
Todo lo que necesitas saber sobre la nueva normativa de registro horario digital en España: requisitos, plazos y cómo preparar tu empresa.
¿Qué cambia con la nueva normativa?
El registro de jornada laboral existe como obligación desde mayo de 2019, con el Real Decreto-ley 8/2019. Sin embargo, hasta ahora no se especificaba el formato: muchas empresas siguen usando papel, hojas Excel o sistemas rudimentarios. La nueva normativa cambia esto radicalmente al exigir que el registro sea exclusivamente digital, con credenciales individuales por trabajador, registros inmutables y acceso en tiempo real para la Inspección de Trabajo.
Requisitos clave del registro digital
Los requisitos principales son: sistema 100% digital (sin papel ni Excel), credenciales individuales para cada trabajador (PIN, QR o NFC — se excluyen los datos biométricos), registros inmutables con trazabilidad completa de cualquier corrección, acceso remoto en tiempo real para la Inspección de Trabajo, y conservación de datos durante un mínimo de 4 años.
¿Cuándo entra en vigor?
A fecha de marzo de 2026, la normativa sigue pendiente de aprobación parlamentaria. El proyecto de ley se encuentra estancado en el Congreso por falta de consenso político y no hay fecha confirmada de entrada en vigor. Sin embargo, la dirección legislativa es clara: las empresas que aún usen papel o Excel deberán migrar a un sistema digital conforme. Prepararse ahora es la mejor estrategia para evitar sanciones y problemas operativos cuando finalmente se apruebe.
Cómo preparar tu empresa
El primer paso es evaluar tu sistema actual de registro. Si usas papel, Excel o un sistema que no cumple con los nuevos requisitos, necesitarás migrar a una solución digital. Busca un software que ofrezca credenciales individuales, registros inmutables, informes exportables y retención de datos de 4 años. Ficha.Work cumple con todos estos requisitos desde 1€ por usuario al mes.
¿Qué sanciones hay por incumplimiento?
Las sanciones por no llevar el registro de jornada o no hacerlo correctamente van desde 751€ hasta 225.018€ según la gravedad. Con la nueva normativa, no usar un sistema digital conforme se considerará infracción grave. La mejor forma de evitar sanciones es adoptar un sistema conforme cuanto antes.
¿Listo para simplificar el control horario?
Empieza a gestionar las horas de tu equipo en minutos. Sin tarjeta de crédito.
Empieza gratis